Einde huurcontract, samenvoegen van vestigingen of stopzetting van een zaak: bedrijfspanden moeten binnen strikte termijnen leeg opgeleverd worden. Onze partners ruimen kantoormeubilair, IT-materiaal, archief en stock, en plannen het werk zo dat je activiteit er zo weinig mogelijk onder lijdt.
Wat we kunnen ruimen
- kantoormeubilair, verplaatsbare wanden en rekken;
- IT- en elektrisch materiaal (AEEA-verwerking);
- papieren archief, op vraag met vertrouwelijke vernietiging;
- onverkochte stock en inrichting.
Hoe onze partners een bedrijfspand leegmaken
Een bedrijfsontruiming vraagt een strakke planning. De ontruimers die je aanvraag ontvangen:
- bekijken het pand en maken een plan per verdieping of per zone;
- werken op vraag buiten de kantooruren, op zaterdag of in fases, zodat je team kan doorwerken;
- demonteren bureaus, kasten, rekken en vergadertafels;
- houden IT-materiaal en gegevensdragers apart;
- leveren het pand op zoals het huurcontract het vraagt: leeg, bezemschoon, en zo nodig zonder de eigen inrichting van de huurder.
Archief, gegevensdragers en GDPR
Als onderneming blijf je verantwoordelijk voor de persoonsgegevens in je archief en op je computers, ook wanneer ze het pand verlaten. Spreek daarom vooraf af wat er gebeurt met dossiers, personeelsmappen, harde schijven, servers en printers met geheugen. Vraag de ontruimer hoe hij vertrouwelijke papieren laat vernietigen, of gegevensdragers fysiek vernietigd of gewist worden, en of je daar een attest van krijgt. Hou wat je wettelijk moet bewaren, zoals boekhouding en sociale documenten, uiteraard zelf bij.
Waarom offertes vergelijken voor een bedrijfspand
Bij een bedrijfspand gaat het vaak om grote volumes en een harde opleverdatum. De offertes verschillen in de manier waarop kantoormeubilair gewaardeerd wordt: een ontruimer met een eigen afzet voor tweedehands bureaus en bureaustoelen kan die waarde verrekenen, een ander rekent alles als afval. Vergelijk ook of de vertrouwelijke vernietiging inbegrepen is, of er in fases gewerkt kan worden en hoe snel de ploeg kan starten na je akkoord.
Factuur en btw
Voor bedrijven worden de offertes exclusief btw opgemaakt en wordt de factuur op naam van je vennootschap gezet. Vermeld je ondernemingsnummer (KBO) in je bericht.
Hergebruik van meubilair
Kantoormeubilair in goede staat kan verkocht of geschonken worden aan sociale organisaties, scholen of verenigingen. Dat verlaagt de afvoerkosten en de ecologische voetafdruk van je verhuis.
Magazijn, atelier of werkplaats leegmaken
In een magazijn of atelier gaat het om ander materiaal dan in een kantoor: palletrekken, werkbanken, machines, verpakkingsmateriaal, restvoorraad en soms bedrijfsafval zoals olie, solventen of chemische producten. Palletrekken en machines in goede staat kunnen vaak verkocht worden, wat de kosten drukt. Voor zware stukken is soms een heftruck of een kraan nodig. Vermeld in je aanvraag welke machines er staan, hoe groot de laadpoort is en of er gevaarlijke stoffen zijn: die vragen een aparte afvoer met de juiste documenten.
Plannen rond de opleverdatum
De opleverdatum in het huurcontract is meestal niet onderhandelbaar. Plan achterwaarts: wanneer moet het pand leeg zijn, hoeveel dagen heeft de ontruimer nodig, en wanneer moet je team verhuisd zijn? Laat ook ruimte voor een eindschoonmaak en voor kleine herstellingen die de verhuurder bij de plaatsbeschrijving zou kunnen vragen. Vraag je offertes daarom ruim op tijd aan.
Praktijkruimte of kabinet leegmaken
Een dokterspraktijk, tandartsenkabinet, kinesitherapiepraktijk of advocatenkantoor stopt niet zomaar. Patiënten- en cliëntendossiers vallen onder het beroepsgeheim en vaak onder wettelijke bewaartermijnen: beslis vooraf welke dossiers je bewaart of overdraagt, en laat de rest vertrouwelijk vernietigen. Medische toestellen, onderzoekstafels en behandelbanken hebben soms nog waarde voor een collega. Medisch risicoafval, zoals naalden of besmet materiaal, hoort niet bij een gewone ontruiming en gaat via je eigen inzamelaar. Vermeld in je aanvraag om welk soort praktijk het gaat, dan weet de ontruimer waar hij rekening mee moet houden.